商務(wù)簽約禮儀
發(fā)布日期：2015-11-09瀏覽：4179
商務(wù)合同，是指有關(guān)各方之間在進(jìn)行某種商務(wù)合作時(shí)，為了確定各自的權(quán)利和義務(wù)，而正式依法訂立的、并且經(jīng)過公證的、必須共同遵守的條文。在許多情況下，合山又被叫作合約。而在另外一些時(shí)候，人們所說(shuō)的合約則是指條文比較簡(jiǎn)單的合同。在商務(wù)往來(lái)中，帶有先決條件的合同，如等待律師審查、有待正式簽字、需要落實(shí)許可證的合同，又被叫做準(zhǔn)合同。嚴(yán)格地說(shuō)，準(zhǔn)合同是合同的前身，也是最終達(dá)到合同的一個(gè)步驟。 為了省事，在一般場(chǎng)合，商界人士往往將合同、合約與準(zhǔn)合同混為一談，統(tǒng)統(tǒng)把它們都叫做合同。這樣做雖不甚精確，但也有助于大家“刪繁就簡(jiǎn)”，減少麻煩。
根據(jù)儀式禮儀的規(guī)定：對(duì)簽署合同這類稱得上有關(guān)各方的關(guān)系發(fā)展史上“里程碑”式的重大事件，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地依照規(guī)范，來(lái)講究禮儀，應(yīng)用禮儀。為鄭重起見，在具體簽署合同之際，往往會(huì)依例舉行一系列的程式化的活動(dòng)，此即所謂簽約的儀式。在具體操作時(shí)，它又分為草擬階段與簽署階段等兩大部分。 在現(xiàn)實(shí)生活中，商界人士所接觸到的商務(wù)合同的種類繁多。常見的就有購(gòu)銷合同、借貸合同、租賃合同、協(xié)作合同、加工合同、基建合同、倉(cāng)保合同、保險(xiǎn)合同、貨運(yùn)合同、責(zé)任合同，等等。以下，先來(lái)介紹一下合同的草擬的正規(guī)作法。
從格式上講，合同的寫作有一定之規(guī)。它的首要要求，是目的要明確，內(nèi)容要具體，用詞要標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)要精確，項(xiàng)目要完整，書面要整潔。違犯了上述各項(xiàng)要求中的任何一點(diǎn)，都有可能會(huì)給自己帶來(lái)滅頂之災(zāi)。
從具體的寫法上來(lái)說(shuō)，合同大體上有條款式與表格式兩類。所謂條款式合同，指的是以條款形式出現(xiàn)的合同。所謂表格式合同，則是指以表格形式出現(xiàn)的合同。
條款式合同與表格式合同，在寫法上都有各自的具體規(guī)范，對(duì)此在實(shí)踐中只能夠遵守，不可以明知故犯。一般來(lái)說(shuō)，標(biāo)的、費(fèi)用與期限被稱作合同內(nèi)容的三大要素。在任何一項(xiàng)合同中，都應(yīng)當(dāng)三者齊備，缺一不可。如果從具體的條款撰寫上來(lái)講，則一項(xiàng)合同至少需要具備標(biāo)的、數(shù)量或質(zhì)量、價(jià)款或酬金、履約的期限與地點(diǎn)及其方式，違約責(zé)任等等五大基本內(nèi)容。對(duì)于這種規(guī)范，商界人士必須自覺地遵照?qǐng)?zhí)行。
在草擬合同時(shí)，除了在格式上要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范之外，同時(shí)還必須注意遵守法律、符合常識(shí)、顧及對(duì)手等四個(gè)方面的關(guān)鍵問題。
首先，草擬合同必須遵守法律。在商務(wù)交往中，所有正式的合同都具有法律約束力。它一旦訂立，任何一方都不可擅自變更或解除。因此，商務(wù)人員必須熟悉國(guó)家的有關(guān)法律與法規(guī)，以便充分地運(yùn)用法律來(lái)維護(hù)自身的正當(dāng)權(quán)益。
從操作中的實(shí)際狀況來(lái)看，商務(wù)人員在擬定合同時(shí)，必須遵守的有關(guān)法律、法規(guī)，主要涉及商品生產(chǎn)、技術(shù)管理、外匯管制、稅收政策以及商檢科目等五個(gè)方面。
在草擬涉外商務(wù)合同時(shí)，還必須遵循我國(guó)法律與國(guó)際條法。遵循我國(guó)法律，是國(guó)家主權(quán)原則的體現(xiàn)，也是為了不損害我國(guó)的社會(huì)公共利益。遵循國(guó)際條法，則是為了在對(duì)外交往中更好地與國(guó)際社會(huì)接軌，在國(guó)際經(jīng)濟(jì)合作中少走彎路。
其次，草擬合同必須符合慣例。在草擬合同時(shí)，必須優(yōu)先遵守法律、法規(guī)，尤其是必須優(yōu)先遵守我國(guó)的法律、法規(guī)。遇上有關(guān)法律、法規(guī)尚未規(guī)定的，則可采用舉世公認(rèn)的國(guó)際慣例。
所謂商務(wù)交往中的國(guó)際慣例，是指那些為國(guó)際社會(huì)所普遍接受的、約定俗成的常規(guī)作法。例如，在商務(wù)交往中政治與經(jīng)濟(jì)應(yīng)當(dāng)分開，不允許借商務(wù)往來(lái)之便干涉他國(guó)的內(nèi)部事務(wù)，或是伺機(jī)影響他方的內(nèi)政。
又如，買方在簽署合同后，應(yīng)當(dāng)按照合同規(guī)定的期限，向銀行開立信用證。開立信用證，應(yīng)填寫申請(qǐng)書，當(dāng)銀行同意接受后，將依交易金額收取一定比例的開證費(fèi)，并根據(jù)客戶的資信收取一定數(shù)額的押金，然后按進(jìn)口方的要求向出口方開出信用證。信用證一經(jīng)開出，對(duì)方往往會(huì)要求進(jìn)行某種程度的改動(dòng)。只有確系開證時(shí)疏漏之處，方可同意修改。反之，是不宜貿(mào)然應(yīng)允的。
一般而言，國(guó)際慣例是維系商務(wù)交往正?；囊淮蠡陨探缛耸吭诓輸M合同時(shí)，是應(yīng)當(dāng)以它來(lái)協(xié)調(diào)自己的行動(dòng)的。對(duì)此不甚了了而貿(mào)然行事，必定會(huì)吃大虧。
再次，草擬合同必須合乎常識(shí)。在草擬合同時(shí)，商界人士有必要使合同的一切條款合乎常識(shí)，堅(jiān)決不要犯常識(shí)性錯(cuò)誤。
商界人士在草擬合同時(shí)應(yīng)當(dāng)具備的常識(shí)，是指與其業(yè)務(wù)有關(guān)的專業(yè)技術(shù)方面的基本知識(shí)，它們包括商品知識(shí)、金融知識(shí)、運(yùn)輸知識(shí)、保險(xiǎn)知識(shí)和商業(yè)知識(shí)等等。
商品知識(shí)，其實(shí)是一個(gè)整體性的概念。它包括產(chǎn)品的生產(chǎn)過程和管理，以及產(chǎn)品本身的一切知識(shí)。金融知識(shí)，是指與貨幣的發(fā)行、流通、回籠有關(guān)的一切知識(shí)，具體來(lái)說(shuō)，它主要是指貨幣、匯率、信貸等知識(shí)。運(yùn)輸知識(shí)，包括運(yùn)輸具體方式的選擇、運(yùn)輸中商品形態(tài)的具體要求、運(yùn)輸?shù)奶厥鈼l件以及運(yùn)輸?shù)呢?zé)任方等等知識(shí)，它們與倉(cāng)儲(chǔ)一樣，都是必須考慮的。保險(xiǎn)知識(shí)，包括險(xiǎn)別、選擇以及辦理程序等知識(shí)，它們對(duì)商務(wù)方面的交易是意義重大的保證。商業(yè)知識(shí)，是指與商品流通各環(huán)節(jié)有關(guān)的知識(shí)，它對(duì)合同的草擬也有一定的幫助。
具備上述各方面的常識(shí)，將有助于商界人士在工作中得心應(yīng)手，并且更好地為交往對(duì)象所敬重。在商務(wù)交往中，沒有知識(shí)就等于是沒有實(shí)力，對(duì)此大家是都明白的。
最后，草擬合同必須顧及對(duì)手。正式合同的一大特征，具有關(guān)各方面必須協(xié)商一致，出自心甘情愿。反之，如果一方恃強(qiáng)凌弱，仗勢(shì)壓人，把自己的意志強(qiáng)加于他方，強(qiáng)迫他人與自己訂立“城下之盟”，那么合同即使勉強(qiáng)簽署，事后亦必不斷發(fā)生糾紛，那樣對(duì)有關(guān)各方都不會(huì)有好處。
因此，商務(wù)人員在草擬合同的具體條款時(shí)，既要“以我為中心”，優(yōu)先考慮自己的切身利益，又要替他方多多著想，要顧全對(duì)方的體面，并且盡可能照顧他方的利益。這是促使合同為對(duì)方所接受的最佳途徑。
在進(jìn)行與合同有關(guān)的談判時(shí)，在具體條款上，商務(wù)人員不僅要講原則性，也要講靈活性。要堅(jiān)持根本利益的前提下，靈活地變通，適當(dāng)?shù)刈尣剑取熬右谎?，駟馬難追”，“閉著眼睛走到黑”，恐怕獲益只會(huì)多，而不會(huì)少。
通常，合同的成立生效，需要履行一定的手續(xù)。依照我國(guó)的有關(guān)法律規(guī)定：當(dāng)事人就合同條款的書面形式達(dá)成協(xié)議，并且簽字，即為合同成立。假如通過信件、電報(bào)、傳真、電傳達(dá)成了協(xié)議，一方當(dāng)事人要求簽訂確認(rèn)書的，則簽訂確認(rèn)書時(shí)，方為合同成立。
這種規(guī)定，實(shí)際上有雙重含義。一方面，我國(guó)只承認(rèn)書面的合同。另一方面，唯有經(jīng)過有關(guān)當(dāng)事人正式簽字，合同才正式成立并生效。由此可見，簽字好比胎兒出世時(shí)的出生證，是正式合同的一種不能缺少的“批準(zhǔn)書”。
儀式禮儀規(guī)定，為了使有關(guān)各方重視合同、遵守合同，在簽署合同時(shí)，應(yīng)舉行鄭重其事的簽字儀式。此即所謂簽約。
在商務(wù)交往中，人們?cè)诤炇鸷贤?，通常?huì)竭力作好以下幾個(gè)步驟的準(zhǔn)備工作。
第一，要布置好簽字廳。簽字廳有常設(shè)專用的，也有臨時(shí)以會(huì)議廳、會(huì)客室來(lái)代替的。布置他的總原則，是要莊重、整潔、清靜。
一間標(biāo)準(zhǔn)的簽字廳，應(yīng)當(dāng)室內(nèi)滿鋪地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設(shè)都不需要。正規(guī)的簽字桌應(yīng)為長(zhǎng)桌，其上最好鋪設(shè)深綠色的臺(tái)呢。
按照儀式禮儀的規(guī)范，簽字桌應(yīng)當(dāng)橫放于室內(nèi)。在其后，可擺放適量的座椅。簽署雙邊性合同時(shí)，可放置兩張座椅，供簽字人就座。簽署多邊性合同時(shí)，可以僅放一張桌椅，供各方簽字人簽字時(shí)輪流就座；也可以為每位簽字人都各自提供一張座椅。簽字人在就座時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)面對(duì)正門。
在簽字桌上，循例應(yīng)事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆。吸墨器等等簽字時(shí)所用的文具。
與外商簽署涉外商務(wù)合同時(shí)還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國(guó)旗。插放國(guó)旗時(shí)，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。例如，簽署雙邊性涉外商務(wù)合同時(shí)，有關(guān)各方的國(guó)旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。
第二，要安排好簽字時(shí)的座次。在正式簽署合同時(shí)，各方代表對(duì)于禮遇均非常在意，因?yàn)樯虅?wù)人員對(duì)于在簽字儀式上最能體現(xiàn)禮遇高低的座次問題，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對(duì)待。
簽字時(shí)各方代表的座次，是由主方代為先期排定的。合乎禮儀的作法是：在簽署雙邊性合同時(shí)，應(yīng)請(qǐng)客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座，主方簽字人則應(yīng)同時(shí)就座于簽字桌左側(cè)。雙方各自的助簽人，應(yīng)分別站立于各自一方簽字人的外側(cè)，以便隨時(shí)對(duì)簽字人提供幫助。雙方其他的隨員，可以按照一定的順序在己方簽字人的正對(duì)面就座。也可以依照取位的高低，依次自左至右（客方）或是“自右至左（主方）地列成一行，站立于己方簽字人的身后。當(dāng)一行站不完時(shí)，可以按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例排成兩行、三行或四行，原則上，雙方隨員人數(shù)，應(yīng)大體上相近。
在簽署多邊性合同時(shí)，一般僅設(shè)一個(gè)簽字椅。各方簽字人簽字時(shí)，須依照有關(guān)各方事先同意的先后順序，依次上前簽字。他們的助簽人，應(yīng)隨之一同行動(dòng)。在助簽時(shí)，依“右高左低”的規(guī)矩，助簽人應(yīng)站立于簽字人的左側(cè)。與此同時(shí)，有關(guān)各方的隨員，應(yīng)按照一定的序列，面對(duì)簽字桌就座或站立。
第三，要預(yù)備好待簽的合同文本。依照商界的習(xí)慣，在正式簽署合同之前，應(yīng)由舉行簽字儀式的主方負(fù)責(zé)準(zhǔn)備待簽合同的正式文本。
舉行簽字儀式，是一樁嚴(yán)肅而莊重的大事，因此不能將“了猶未了”的“半成品”交付其使用；或是臨近簽字時(shí)，有關(guān)各方還在為某些細(xì)節(jié)而糾纏不休。在決定正式簽署合同時(shí)，就應(yīng)當(dāng)擬定合同的最終文本。它應(yīng)當(dāng)是正式的，不再進(jìn)行任何更改的標(biāo)準(zhǔn)文本。
負(fù)責(zé)為簽字儀式提供待簽的合同文本的主方，應(yīng)會(huì)同有關(guān)各方一道指定專人，共同負(fù)責(zé)合同的定稿、校對(duì)、印刷與裝訂。按常規(guī)，應(yīng)為在合同上正式簽字的有關(guān)各方，均提供一份待簽的合同文本。必要時(shí)，還可再向各方提供一份副本。
簽署涉外商務(wù)合同時(shí)，比照國(guó)際慣例，待簽的合同文本，應(yīng)同時(shí)使用有關(guān)各方法定的官方語(yǔ)言，或是使用國(guó)際上通行的英文、法文。此外，亦可同時(shí)并用有關(guān)各方法定的官方語(yǔ)言與英文或法文。使用外文撰寫合同時(shí)，應(yīng)反復(fù)推敲，字斟句酌，不要望文生義或不解其義而亂用詞匯。
待簽的合同文本，應(yīng)以精美的白紙負(fù)責(zé)制而成，按大八開的規(guī)格裝訂成冊(cè)，并以高檔質(zhì)料，如真皮、金屬、軟木等等，作為其封面。
第四，要規(guī)范好簽字人員的服飾。按照規(guī)定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽字儀式時(shí)，應(yīng)當(dāng)穿著具有禮服性質(zhì)的深色西裝套裝、中山裝套裝或西裝套裙，并且配以白色襯衫與深色皮鞋。男士還必須系上單色領(lǐng)帶，以示正規(guī)。
在簽字儀式上露面的禮儀人員、接待人員，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一類的禮儀性服裝。
簽字儀式是簽署合同的高潮，這的時(shí)間不長(zhǎng)，但程度規(guī)范、莊重而熱烈。簽字儀式的正式程序一共分為四項(xiàng)，它們分別是：
其一，是簽字儀式正式開始。有關(guān)各方人員進(jìn)入簽字廳，在既定的位次上各就各位。
其二，是簽字人正式簽署合同文本。通常的作法，是首先簽署己方保存的合同文本，再接著簽署他方保存的合同文本。
商務(wù)禮儀規(guī)定：每個(gè)簽字人在由己方保留的合同文本上簽字時(shí)，按慣例應(yīng)當(dāng)名列首位，因此，每個(gè)簽字人均應(yīng)首先簽署己方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一作法，在禮儀上稱為“輪換制”。它的含義，是在位次排列上，輪流使有關(guān)各方均有機(jī)會(huì)居于首位一次，以顯示機(jī)會(huì)均等，各方平等。
其三，是簽字人正式交換已經(jīng)有關(guān)各方正式簽署的合同文本。此時(shí)，各方簽字人應(yīng)熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以志紀(jì)念。全場(chǎng)人員應(yīng)鼓掌，表示祝賀。
其四，是共飲香檳酒互相道賀。交換已簽的合同文本后，有關(guān)人員，尤其是簽字人當(dāng)場(chǎng)干上一杯香檳酒，是國(guó)際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。
在一般情況下，商務(wù)合同在正式簽署后，應(yīng)提交有關(guān)方面進(jìn)行公證，此后才正式生效。
應(yīng)該說(shuō)明的是：簽字儀式不一定非搞不可，盡管它可以制造聲勢(shì)，增強(qiáng)影響。但是，對(duì)于簽字本身卻是必須鄭重對(duì)待，不可草草收?qǐng)龅?。商界人士?duì)此必須切切注意。
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